Nous commencerons ce sujet par une question importante, qui impacte bien entendu le budget pour l’organisation d’un événement : que se cache-t-il derrière la magie de 2 à 3h d’activités de cohésion ?

 

Bien souvent une fourmilière humaine, des personnes qui adorent le fait que leur quotidien ne soit jamais le même, des personnes qui sont d’une adaptabilité et d’une agilité dingue.

 

Cet article est parti de l’envie d’écrire un sujet décalé sur les coulisses de l’organisation d’un événement chez Estérel Aventures. Vous révéler en quelques lignes les étapes pour donner vie à un événement team building, incentive, ou à une soirée …et un peu vous expliquer le pourquoi du comment de la définition du budget pour l’organisation de votre événement.
A ceux qui se disent « quoi, ce budget pour 2h30 d’activités », voici notre réponse.

 

VOTRE PROJET DE COHÉSION

 

Tout d’abord, cela commence par une idée de génie, la vôtre, de réunir vos équipes pour une journée ou plusieurs jours, pour partager des moments de travail et de cohésion. Vous prenez contact avec nous (on adore déjà, merci) via notre formulaire mail ou par téléphone. L’une de nos chefs de projets Jessica, Marine et de temps à autre Cynthia, distille son plus beau sourire, tend bien l’oreille pour une écoute active de vos besoins et vous propose ses meilleures recettes pour un évènement sur l’une de nos bases (Dramont, Beach club ou Saint Cassien Aventures) ou sur le lieu de votre événement en Provence Côte d’Azur.

Généralement, nous vous adressons 2 à 3 propositions avec le détail du budget et un joli descriptif (voir l’article sur le job d’un chef de projets). Nous pouvons y intégrer de la restauration type pic-nic, barbecue, buffet champêtre ou des goûters candy bar, etc pour un beau moment.

Hourra (mais pas toujours) l’aventure continue, vous nous attribuez votre confiance pour l’organisation de votre journée de séminaire. A partir de là, la machine infernale se met en route ! Nos cerveaux sont en ébullition : préparation de la feuille de route. La fée Sandrine rentre en scène aux côtés de votre chef de projets pour préparer votre dossier : feuille de pointage, vérification autorisation, goodies, achat matières premières selon le programme et surtout validation du staff qui encadrera votre journée. Dossier prêt et transmis à l’équipe terrain !

 

 

 

Le grand jour

 

L’équipe d’animation s’affaire à charger le matériel de jeu, la sonorisation, les bonbonnes d’eau dans nos véhicules de société ! Parfois le chargement relève du Tetris, c’est du grand art. Clin d’œil à notre équipe interne Arnaud notre responsable prod, Romain, Samuel, Evan, Gregory, Alexis et Hugo.

Les voici partis « on the road » pour rejoindre le lieu de l’événement (nous avons décidé de travailler sur un périmètre local pour ne pas faire flamber notre bilan carbone) puis notre région est tellement belle 😉

Et c’est reparti, on décharge ce que nous venons de charger il y a quelques heures !
Installation sur site, on réfléchit encore : on pense ombre, point de vue, confort client et esthétisme. Quelle est la meilleure immersion pour que vos équipes passent un beau moment ! On branche la sono et top départ !

L’événement commence par un briefing bien ficelé (nous avons travaillé sans relâche depuis 2021 avec nos amis des 3 actes pour transmettre des informations précises et immersives).
L’animation se déroule, chaque encadrant anime un atelier. Un événement c’est en moyenne 5 personnes mais nous pouvons monter pour les grands dossiers à plus de 20 personnes.

Clôture par une remise de prix, vous nous quittez, nous sommes dans l’émotion et nous espérons vous avoir donné le meilleur.

Ce n’est pas fini non non… on recharge ce que nous avions déjà chargé et déchargé et que nous allons re-décharger au retour, oui là ça tient de la folie.
Bien souvent 10h de travail sur la journée ! Fatigué mais heureux d’avoir contribué à faire vivre un bon moment aux participants.

Notre métier est passionnant ! Dédicace à nos clients qui nous font confiance.

 

Revenons à l’histoire du budget pour l’organisation de votre événement !

 

En moyenne, un événement oscille, chez nous, dans une fourchette budgétaire de 40 € et 70 € Ht par personne selon si vous venez sur l’une de nos bases d’activités ou si nous avons de la logistique pour nous déplacer.

 

Vous l’aurez compris le budget se décortique entre plusieurs points :

• L’organisation en amont et sur place par une équipe féminine de rêve
• Les frais de déplacement (coût de trajet) avec une flotte de véhicules récents
• La location des activités (bien souvent conçues par nos mains après des heures de travail) et une course aux achats de matières premières
• De beaux et drôles encadrants qui bosseront a minima 10h sur la journée
• Et bien sûr tous les éléments de sécurisation et de confort : assurances RC Pro et les à-côté : eau, gourmandises, sonorisation et technique, les goodies, le matériel pour identifier les équipes etc etc

 

 

 

Vous avez un projet sous le coude, nous vous répondrons avec plaisir. Pensez aux éléments suivants pour une réponse rapide :

• Déterminer l’objectif de votre événement
• Une idée du lieu (zone) dans lequel vous souhaitez que l’événement se déroule
• Une date pour votre évènement
• Le nombre de participants
• Un timing

 

A bientôt !